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Richtlinien für die Planung von Büroräumen

Von Reagan Nickl
Enterprise Customer Success Senior Manager
SpaceIQ

Bevor Sie sich einer Neugestaltung von Büroräumen nähern, sollten Sie die Variablen berücksichtigen, die den Prozess steuern. Was sind die wichtigsten Richtlinien für die Büroflächenplanung? Noch wichtiger ist, wie beurteilen Sie sie als Teil Ihres Plans, Ihr Büro zu organisieren?

Bei der Planung von Büroräumen geht es um mehr, als nur ein Stück nach dem anderen zu bewegen und zu sehen, wie die Dinge zusammenpassen. Es ist weniger ein Puzzle und mehr eine Gleichung. Der Patchwork-Prozess ist zu störend, um praktisch zu sein, Umso wichtiger ist es, die Variablen der Arbeitsplatzplanung ganzheitlich zu betrachten.

Hier sind 10 wichtige Faktoren, die die Richtlinien für die Büroflächenplanung prägen und warum sie ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses sind. Bewerten Sie jede sorgfältig als eigenständige Variable und wie sie in das größere Raumplanungskonzept passt, auf das Sie hinarbeiten.

  1. Kapazität: Sie können ein Büro nicht richtig planen, ohne zu wissen, wie viele Personen Sie unterbringen müssen. Dies schließt alle Personen mit gleichbleibendem Raumbedarf ein, einschließlich Voll- und Teilzeitbeschäftigter, Auftragnehmer, Berater, und andere Arbeiterklassen. Die Kapazität ist die erste und wichtigste Kennzahl für Raumplanungsrichtlinien. Es gibt den Ton für alle folgenden Entscheidungen an.
  2. Verfügbare Fläche: Wie groß ist die Gesamtfläche, die Ihnen in Ihren derzeitigen Einrichtungen zur Verfügung steht? Und wie wird es delegiert? Das Erkennen des verfügbaren Speicherplatzes macht die Zuweisung und Planung der Nutzung zu einem informierteren Prozess. Achten Sie darauf, ob Sie den gesamten Platz benötigen, den Sie haben, oder ob Sie letztendlich mehr benötigen, als verfügbar ist.
  3. Grundriss: Verstehen Sie die Grundrisse, die Ihren Büroräumen und Ihrer Arbeitskapazität förderlich sind. Entscheiden Sie, ob Ihre Raumplanungsrichtlinien von einem offenen Bürokonzept, Hot Desks, aktivitätsbasierten Arbeitsbereichen, einzelnen Arbeitsstationen, Schreibtischvierteln oder flexiblen Arbeitsbereichen bestimmt werden. Die Chancen stehen gut, es wird eine Kombination von einigen oder allen sein.
  4. Nachfrage: Welche Arten von Arbeitsplätzen sind unmittelbar gefragt? Der Bedarf an Gruppenarbeitsbereichen, ruhigen Arbeitsräumen und Hot Desks bestimmt, wie Sie Speicherplatz zuweisen. Es wird auch sicherstellen, dass Sie einen Arbeitsplatz aufbauen, der die Mitarbeiter unterstützt, wie auch immer sie sich entscheiden zu arbeiten.
  5. Flow: Berücksichtigen Sie die dynamischen Bereiche des Arbeitsplatzes. Wie viel Platz benötigen Gehwege? Wohin soll der Kopierer gehen? Wird ein Schreibtisch in einem Bereich jeden Tag zu stark gestört? Der tägliche Fluss eines Arbeitsplatzes ist der Schlüssel zur Unterbringung von Mitarbeitern, ohne die Arbeit selbst zu stören.
  6. Kultur: Kultur fördert das Engagement der Mitarbeiter und ist damit ein Eckpfeiler der Arbeitsplatzplanungsrichtlinien. Betrachten Sie Elemente wie Schreibtischnachbarschaften oder kollaborative Arbeitsbereiche, die die Kameradschaft fördern. Schauen Sie sich Designelemente genau an, die die Kernwerte der Kultur stärken, wie lustige und funky Kunstwerke oder viel Grün.
  7. Feste Variablen: Sie können nicht ändern, was Sie nicht ändern können — Sie können nur planen. Kartieren Sie Brandausgänge, strukturelle Komponenten, Türen und alles andere, was die Raumnutzung beeinflusst. Voraussicht für feste Variablen hält Sie davon ab, wild zu improvisieren, was sich auf Ihre ursprünglichen Standards für die Büroflächenplanung auswirken kann.
  8. Kosten: Kostenbeschränkungen spielen eine große Rolle bei der Raumplanung. Priorisieren Sie Ihre größten Initiativen – diejenigen, die das Beste bewirken – und führen Sie sie zuerst aus. Es ist auch wichtig, bei der Planung einer Büroumgestaltung kostenorientiert zu sein. Kennen Sie die Gesamtkosten für die Neugestaltung des Arbeitsplatzes und den ROI, den Sie nach der Ausführung erzielen möchten.
  9. Compliance: Vergessen Sie nicht die Governance-Standards am Arbeitsplatz oder die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen. Sie haben keine Kontrolle über diese Standards, müssen sie jedoch in die Gesamtplanung einbeziehen, um Gefahren, Bußgelder und Klagen zu vermeiden. Sie beinhalten alles, von der Blockierung von Notausgängen bis hin zu GFCI-Steckdosen im Pausenraum. Lernen Sie die OSHA-Standards und Bauvorschriften kennen.
  10. Wachstum: Sie bauen vielleicht den Arbeitsplatz, den Sie heute brauchen, aber wie sieht es in einem Jahr aus? Berücksichtigen Sie die Wachstumsplanung, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsplatz in wenigen Monaten nicht veraltet ist. Dies bedeutet, nicht zu 100% Kapazität zu planen und dynamische Trends in der Raumnutzung Ihrer Mitarbeiter zu erkennen. Bessere Planung bedeutet heute weniger Störungen am Arbeitsplatz in der Zukunft.

Ein Faktor, der für jede dieser Variablen konsistent ist, ist die Quantifizierbarkeit. Jeder ist messbar, was es einfacher macht, sie an Zielen und Metriken auszurichten. Das bedeutet, dass sie auch zu anderen kritischen Benchmarks verarbeitet werden können: Auslastung, Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Die sorgfältige Berücksichtigung dieser 10 Variablen gibt Facility Managern einen umfassenden Überblick darüber, wie sie ihren Raum effektiv planen können. Viele weitere Faktoren können das Endergebnis der Arbeitsplatzgestaltung beeinflussen, aber diese maßgeblichen Faktoren sind unveränderlich. Der Verzicht auf einen von ihnen kann den gesamten Planungsprozess entgleisen lassen.

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